Języki

Jak to powiedzieć i napisać dyplomatycznie

Każdy z nas raczej wie, że słowa mają moc. Ja uwielbiam ludzi, którzy myślą nad tym, co mówią. Ludzi, którzy potrafią świetnie dobrać słowa do okazji. Którzy wiedzą, że wszystko, co mówimy, ma jakieś konsekwencje. Odpowiedni dobór słów jest ważny zawsze. Nie chcemy przecież sprawiać przykrości naszym najbliższym. Nie chcemy robić złego wrażenia na tych, których dopiero poznajemy. A już na pewno nie chcemy podpaść szefowi, albo zirytować klienta.

Świadomy dobór słów i stylu wypowiedzi nie jest łatwym zadaniem, jeśli nie czujemy się pewni siebie podczas komunikacji w języku obcym. Jeżeli mamy barierę i kompleksy. Jeżeli wstydzimy się naszego akcentu i wymowy. Nad tym wszystkim można jednak popracować (zapraszam choćby do mnie na bezpłatne konsultacje na Skype – tutaj możesz przeczytać, jak konsultacje ze mną oceniła Kasia). Ja dzisiaj chciałam zaproponować Wam kilka małych sztuczek, które używane są w komunikacji biznesowej aby „zmiękczyć” nasz komunikat. Aby kogoś nie zranić lub nie wywołać paniki.

  1.  YET

Słowo yet ma bardzo dużą wagę. Wyobraź sobie prosty komunikat:

We haven’t finished the presentation. – Nie skończyliśmy prezentacji.

Jest to zdanie bardzo zwięzłe, na temat, gramatycznie poprawne. Nie brzmi ono jednak zbyt dobrze, jeśli wiemy, że ktoś czeka na wyniki naszej pracy, a my nie wykonaliśmy zadania. A to dlatego, że komunikat ten zawiera tylko złą wiadomość. Porównaj:

We haven’t finished the presentation yet. – Nie skończyliśmy jeszcze prezentacji.

Jedno słowo yet dużo zmienia. Komunikat brzmi dużo bardziej optymistycznie. Nie skończyliśmy jeszcze prezentacji, ale w dalszym ciągu ciężko nad nią pracujemy, i na pewno lada moment będzie gotowa.

  1. ABLE

Przymiotnik able, który oznacza w stanie coś zrobić jest fantastyczny w komunikacji biznesowej. Przede wszystkim, brzmi dużo lepiej niż proste can. Po drugie, sami porównajcie dwa zdania:

We haven’t finished the presentation yet. – Nie skończyliśmy jeszcze prezentacji.

We haven’t been able to finish the presentation yet. – Nie byliśmy jeszcze w stanie skończyć prezentacji.

W pierwszym zdaniu informujemy, że my nie wywiązaliśmy się z naszego zadania. W drugim, że nie byliśmy w stanie się z niego wywiązać. Różnica jest ogromna! Być może przeszkodziły nam jakieś czynniki zewnętrzne, i pomimo naszych ogromnych wysiłków, nie udało się. Jest to sugerowanie, że być może sytuacja, która nastała, nie jest naszą winą.

  1. IT WOULD BE NICE

We need more time to finish this task. – Potrzebujemy więcej czasu, by skończyć to zadanie.

Jak to odczytać? Brakło nam czasu, i koniec. Nie zdążymy. Katastrofa. A co jeśli powiemy:

It would be nice to have more time to finish this task. – Byłoby fajnie mieć więcej czasu na skończenie tego zadania.

Co oznacza, że już właściwie mamy wszystko zrobione, ale gdybyśmy mieli więcej czasu, zrobilibyśmy to jeszcze lepiej. Dzięki temu Twój szef nie dostanie zawału serca.

  1. ENTIRELY

Słowo entirely oznacza zupełnie, całkowicie. Zapamiętaj je sobie, jeśli nie chcesz demotywować swoich podopiecznych. Przydaje nam się, gdy musimy dać komuś do zrozumienia, że nie jesteśmy zadowoleni z ich pracy. Oczywiście, możesz po prostu powiedzieć:

I don’t like your presentation. – Nie podoba mi się Twoja prezentacja.

Możesz tak powiedzieć. Ale po co? Po to, żeby ktoś poczuł się beznajdziejnie, i zamiast skupić się na wprowadzeniu poprawek, spędził dwie godziny płacząc w kącie? Spójrz na rozwiązanie poniższe:

I am not entirely happy with the presentation. – Nie jestem do końca zadowolony z prezentacji.

Czyli trochę jestem, ale nie do końca. Nie jesteś więc beznadziejny, musisz poprawić kilka rzeczy.

  1. STRONA BIERNA

W tym miejscu chcę Wam przypomnieć, że słowa (zarówno ich wypowiadanie, jak i odbiór) mają związek z naszym systemem neurologicznym. Słowa wywołują u nas pewne somatyczne reakcje. W najbliższej przyszłości na pewno poświęcę temu zagadnieniu parę tekstów, ponieważ fascynuje mnie neurolingwistyka i myślę, że Was też zafascynuje. Dzisiaj skupię się na bardzo konkretnej sytuacji.

Wyobraź sobie, że Twój kolega z pracy zapodział gdzieś Twój raport. Możesz się na niego wkurzać, myśleć sobie, że jest nieodpowiedzialny, ma bałagan na biurku, że często mu się to zdarza. Może faktycznie zdarza mu się to często i może należy z nim o tym porozmawiać. Ale może nie jest to odpowiednia na to pora. Może w tej chwili odnalezienie raportu jest Twoim priorytetem, a konfrontację wolisz zostawić na później. W takim razie poniższy przykład Ci nie pomoże:

You’ve misplaced my report! – Zapodziałeś mój raport!

Dlaczego nie? Ponieważ bezpośrednie obwinianie kogoś może wywołać u niego reakcje defensywne, może prowadzić do wymiany zdań. Na pewno znacznie podniesie temperaturę i wszystkich zestresuje. Jeśli Twoim priorytetem jest odnalezienie raportu, możesz spróbować w sposób następujący:

My report is missing. / My report is gone.

Używając strony biernej skupiasz się na problemie. Przenosisz ciężar z konfrontacji na szukanie rozwiązania. Jest to zazwyczaj dużo bardziej produktywne. Jeśli chcesz zawęzić poszukiwania do biurka kolegi, możesz dodać:

Have you seen it, by any chance? Perhaps you took it accidentally? – Czy przypadkiem go nie widziałeś? Być może niechcący go wziąłeś?

A jakie Wy macie patenty na dyplomatyczne rozwiązywanie problemów?

Email this to someoneShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn